Időgazdálkodás a 80/20 szabállyal

A tudatos tervezés egyik legnagyobb kérdése számomra, vajon miképpen osszam be az időmet úgy, hogy jusson is, maradjon is, mert huszonnégy óra nekem gyakran kevés ahhoz, hogy az önfejlesztést és a hobbikat is belezsúfoljam a napba. Nyilván sokat nyom a latba, hogy az elmúlt hét-nyolc évben sosem volt olyan időszak, amikor ne tanultam volna munka mellett, vagy ne dolgoztam volna két munkahelyen, szóval a megvan a maga logikus oka, miért vagyok ennyire rákattanva az előre megtervezett napirendekre. A sajátos időgazdálkodási rendszerem kiépítése nélkül már tutira elvesztem volna a feladatokban.

Az én rutinomban egyébként nincsenek nagy titkok, a célom mindössze az, hogy minél kevesebb erőfeszítéssel minél nagyobb eredményt érjek el, hiszen így több szabadidőm marad a munka mellett úgy, hogy közben még a terveimmel is haladok. Igazi win-win szituáció. A hatékonysághoz viszont meg kell tudnom különböztetni a fontos és kevésbé fontos feladatokat, tulajdonképpen a Pareto-elv alkalmazása is ezt jelenti az időgazdálkodás területén. 

Honnan ered egyáltalán a metódus?

Pareto olasz közgazdász volt, aki az 1900-as évek elején figyelte meg, hogy országában a földbirtokok 80%-a a tulajdonosok mindössze 20%-ának kezében összpontosul. A vagyoni eloszlásról alkotott elmélete általánosságban véve a mai napig igaznak bizonyul, de hagyjuk most a politikát, és térjünk rá inkább arra, hogy Pareto, aki mellesleg a hobbikertészet iránt is érdeklődött, hamarosan észrevette, hogy kertjében a borsótermés 80%-át a hüvelyek 20%-a adja. Idővel mások is felfigyeltek erre az arányra: az 1930-as években, amikor a vállalatgazdaságban középpontba kerültek a menedzsment folyamatok, dr. Juran állapította meg minőségellenőrzési munkája során, hogy a hibák 80%-a az okoknak ugyanarra a 20%-ára vezethető vissza.

Ezt a manapság Pareto-elvnek nevezett jelenséget összességében úgy szokták megfogalmazni, hogy az okok 20%-a felelős az eredmények 80%-áért, és ugyanez az arány jelenik meg az életünk minden területén, a háztartásunkban, a munkánk során.

Mit jelent gyakorlatban a Pareto-elv?

Habár a 80/20 szabály csak általánosságban használható, nem húzható rá minden munkafeladatra vagy egyéni élethelyzetre, lássunk néhány jellemző példát:

  • a befektetett munkád 20%-a hozza meg számodra az eredményeid 80%-át
  • a körülmények 20%-a okozza életedben a stressz 80%-át
  • a vevők 20%-a hozza vállalatod bevételének 80%-át
  • a reklámok 20%-a vonzza be az érdeklődők 80%-át
  • az esetek 80%-ában a ruhásszekrényed tartalmának mindössze 20%-át hordod, mégis rengeteg időt töltesz azzal, hogy eldöntsd, mit vegyél fel 😉

Hogyan függ össze a Pareot-el az időbeosztásoddal?

A Pareto-elv vonalán továbbhaladva kiderül, hogy az időgazdálkodás kulcsa a termékeny tevékenységek megválasztásában rejlik, tehát el kell választanod az ocsút a búzától, és az utóbbira koncentrálnod. Akkor jársz jól, ha felismered a számodra sikert hozó cselekményeket és elsősorban ezekkel foglalkozol, megspórolva magadnak az eredménytelen gürcölést.

Az elv gyakorlásához szükséged lesz némi önvizsgálatra, amely során eldöntöd, milyen eredményeket szeretnél elérni a jövőben (pl. sikeres vizsgák vagy speciális szakmai ismeretek elsajátítása a munkahelyi ranglétre meglépéséhez), majd a Pareto-elv értelmében rangsorolnod kell a feladataid. Az első helyen természetesen azok a tevékenységek álljanak, amelyek a kitűzött célhoz kötődnek, ezeket próbáld meg feltétlenül beilleszteni a napjaidba, akár más tevékenységek kárára.

Konyhanyelven mondva: ha két hónap múlva anatómia vizsgád lesz az egyetemen, akkor ne a nyelvvizsgáddal foglalkozz elsősorban, mert a szavak magolása elrabolja az anatómiára szánható időd. Praktikus megoldás, ha egy évre előre készítesz magadnak egy eseménynaptárt, amelybe beírod az összes várható feladatot, majd ciklusokra osztod az évet és minden ciklushoz hozzárendeled az aktuális feladatokat, így látni fogod, mikor melyik tevékenységre érdemes koncentrálnod. 

A Pareto-elv nálan nagy segítség volt abban, hogy elengedjek olyan tevékenységeket, amelyek valójában nem járultak hozzá ténylegesen a sikereimhez, és amelyekhez csak megszokásból vagy tévhitből ragaszkodtam. Persze, minél több a kitűzött cél, annál nehezebb rangsorolni a feladatok között, úgyhogy a következő szint már a célok elengedése lesz. 

Ha tetszett a posztom és szívesen olvasnál még hasonló témákban, kedveld a Facebook oldalam >>ITT<< vagy a blog jobb oldalán található Facebook-dobozon keresztül 🙂

Ez is érdekelhet

Szólj hozzá!

avatar
  Subscribe  
Visszajelzés